Urteil des EuGH zur Zeiterfassung: Das müssen Sie jetzt wissen

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass künftig alle Arbeitgeber in der EU dazu verpflichtet sind, ein geeignetes Zeiterfassungssystem einzurichten, mit dem die gesamte Arbeitszeit aller Mitarbeiter zu erfassen ist. Seitdem wird in Unternehmen heiß diskutiert, welche Auswirkungen das Urteil zur Zeiterfassung auf den Arbeitsalltag in Deutschland haben könnte. Denn bisher werden längst nicht in allen Branchen Arbeitszeiten systematisch aufgezeichnet.

 

Worum geht es in dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung?

In dem Urteil des EuGH wird ausdrücklich geregelt, dass alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union die Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein „objektives, zuverlässiges und zugängliches System zur Erfassung der von jedem Arbeitnehmer geleisteten täglichen Arbeitszeit einzurichten.“ Dabei obliegt die Umsetzung des Urteils dem jeweiligen Verantwortungsbereich der Mitgliedsstaaten.

Der Auslöser des Urteils war eine Klage der spanischen Gewerkschaft CCO gegen die Deutsche Bank in Spanien vor dem Nationalen Gerichtshof Spaniens. Die Gewerkschaft versuchte die Deutsche Bank dazu zu verpflichten, die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Arbeitnehmer vollständig zu erfassen. Da dies laut Arbeitsrecht bislang nicht praktiziert wurde, wäre eine Dokumentierung der gesamten Arbeitszeit notwendig, um die Anzahl von geleisteten Überstunden zu Gunsten der Arbeitnehmer korrekt wiederzugeben.

Der EuGH gab der Gewerkschaft Recht und formulierte eine Vorgabe an alle EU-Mitgliedsstaaten. Dabei betonten die Richter die Bedeutung des Grundrechts jedes Arbeitnehmers auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf regelmäßige Ruhezeiten. Bisher sieht in Deutschland das Arbeitszeitgesetz § 16 (2) vor, dass lediglich Arbeitsstunden, die über acht Stunden pro Tag hinausgehen, aufgezeichnet werden müssen. In Spanien ist es ähnlich. Zukünftig müssen also alle Arbeitsstunden aufgezeichnet werden, denn die alten Regelungen sind nicht mit dem EU-Recht vereinbar.

Der EuGH hat in diesem Zusammenhang bisher keine Frist vorgegeben. Den Zeitrahmen können die Mitgliedsstaaten ebenfalls selbst festlegen. Experten rechnen deshalb im Frühling 2020 mit gesetzlichen Vorgaben in Deutschland und einer Änderung des Arbeitsrechts.

 

Nur die Hälfte aller deutschen Unternehmen arbeitet mit einem Zeiterfassungssystem

Nach einer Umfrage des HR-Dienstleisters SD Worx arbeitet bislang nur die Hälfte aller deutschen Unternehmen mit einem Zeiterfassungssystem und liegt damit im europäischen Vergleich auf dem vorletzten Platz. Die Briten sind in Europa mit 63 Prozent Spitzenreiter. Bislang hängt die Nutzung von Zeiterfassungssystemen auch von der Größe der Unternehmen ab: ab 50 Mitarbeiter nutzen bereits 90 Prozent aller Unternehmen Zeiterfassung, bei unter 50 Mitarbeitern liegt die Quote lediglich bei 60 Prozent.

Der Trend geht aber ohnehin zu Zeiterfassungssystemen: Die Heimarbeit wird in den nächsten Jahren weiter zunehmen. Arbeitnehmer wünschen sich zunehmend mehr Flexibilität und Möglichkeiten, Arbeit und Privatleben miteinander zu vereinen. Mehr Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung und der Wahl des Arbeitsortes verlangt nach einer guten Zeiterfassung. Sie sind daher auf der sicheren Seite, wenn Sie bereits jetzt Zeiterfassungssysteme einsetzen.

 

Personalzeiterfassung hat viele Vorteile:

Genaue Daten für die Entgeltabrechnung

Eine Zeiterfassungssoftware liefert alle erforderlichen Daten, die für die Entgeltabrechnung nötig sind. Die aufwändige Berechnung von Arbeitszeiten und Überstunden, die früher durchgeführt werden musste, als es noch Stempeluhren gab, können Sie sich sparen. Sie können tatsächlich angefallene Stunden genau erfassen und auswerten. Dadurch lassen sich auch Kennzahlen der Auslastung lesen und Sie können bei Anzeichen der Überlastung schnell reagieren.

Überstundenkonten der Mitarbeiter werden automatisch geführt und können über das Zeiterfassungssystem z.B. per App jederzeit kontrolliert werden. Dadurch werden wiederum Personalkosten eingespart, besonders im Bereich der Zeitarbeit.

 

Mehr Kontrolle und Übersicht

Mit der Zeiterfassungssoftware haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter besser zu kontrollieren. Notorisches Zuspätkommen oder Überziehen der Pausenzeiten fällt viel schneller auf.

 

Projektgesteuerte Zuordnung der Arbeitszeiten

Durch ein modernes Zeiterfassungssystem können Arbeitszeiten Projekten zugeordnet werden. Das ist dann sinnvoll, wenn sie bspw. Angebote für Kunden kalkulieren wollen und hierfür die exakt geleistete Arbeitszeit benötigen. Mit einer systematischen Arbeitszeiterfassung können Sie Projekte nach Aufwand leichter abrechnen.

 

Einschätzung der Rentabilität

Ein weiterer Vorteil ist die Einschätzung der Rentabilität, die sich aus den generierten Zahlen leicht ablesen lässt. So können Sie besser einschätzen, wo rentabel gearbeitet wird und wo noch Kapazitäten frei sind. Auch Ihre Mitarbeiter können sich selbst besser einschätzen.

 

Mehr Vertrauen und besseres Betriebsklima

Vertrauensarbeitszeit kann leicht zu Misstrauen unter den Mitarbeitern führen. Wenn man sich gegenüber einem Kollegen oder Vorgesetzten übervorteilt fühlt und zumindest der Wahrnehmung nach mehr arbeitet als die anderen, kann das schnell zu schlechter Stimmung im Büro führen. Mit einem strukturierten System schaffen Sie Klarheit und Transparenz über die Arbeitszeit und fördern das Vertrauen unter den Mitarbeitern, was die Vertrauensarbeitszeit nicht schafft.

 

Mit dem GSD Zeiterfassungsmodul (PZE) sind Sie auf der sicheren Seite

Das Personalzeiterfassungsmodul von GSD Software (PZE) hat sich für uns als IT-Systemhaus in der Praxis als integriertes Tool zur automatisierten Zeiterfassung und Reduzierung des Verwaltungsaufwands bewährt.

Als Zeiterfassungssystem ist das PZE Modul in der Lage, den Zeiterfassungs-Prozess vollständig zu automatisieren. Ob als funktionales Terminal für Büromitarbeiter oder als Verwaltungszentrale von mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets Ihrer Außendienstmitarbeiter oder Monteure, mit dem PZE Modul können Sie die Zeit einfach und exakt online erfassen.

Zu den Key-Features der Lösung gehören flexible Arbeitszeitenmodelle, automatisierte Dokumentenverwaltung und Berichte (Workflow Funktionalität) und übersichtliche Auswertungen und Analysen. Sie können verschiedene Arbeitszeitenmodelle definieren und individuell anpassen, also z.B. für ein Gleitzeitmodell eine Überstundengrenze definieren. Auch für Schichtbetrieb können unterschiedliche Schichten erstellt werden und über einen Schichtplan eingeteilt werden.

 

Reduzieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand

Mit dem PZE Modul reduzierten Sie Ihren Verwaltungsaufwand drastisch. Allein dadurch, dass Sie auf Knopfdruck alle Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter, inklusive Kranktage, Urlaubstage und Berufsschulzeiten bei Azubis sehen können, werden Sie den Aufwand erheblich senken. Alle Daten können Sie für bestimmte Zeiträume filtern.

Ein interessantes Feature ist auch die Echtzeitanzeige, über die Sie jederzeit erfahren können, welcher Mitarbeiter sich gerade z.B. in der Pause befindet oder krank ist. Die Echtzeitanzeige wird jede Minute aktualisiert und greift auf den Terminkalender Ihrer Personals zu. Sie werden umgehend informiert, falls ein Mitarbeiter kurzfristig ausfällt und können so entsprechend schnell reagieren.

Auch Fehlbuchungen sind kein Thema mehr. In den meisten Unternehmen sind Fehlbuchungen und Erfassungsfehler leider an der Tagesordnung. Mit der PZE von GSD Software wird der Aufwand, den das Personalbüro bei manuellen Nachbuchungen am Ende des Monats aufwendet, stark reduziert. Denn durch die integrierte Dokumentenmanagement– und Workflow-Funktionalität können bestimmten Mitarbeitern (z.B. Abteilungsleitern) täglich Dokumente mit allen Fehlbuchungen des Tages in den Eingangsordner geschickt werden. Die Abteilungsleiterin kann jetzt alle Fehlbuchungen manuell korrigieren. Fehlbuchungen am Ende des Monats sind somit ausgeschlossen!

 

 

DOCUframe als PZE Terminal oder Verwaltungszentrale Ihrer mobilen Terminals

DOCUframe kann als vollständiges PZE Terminal agieren. Ihre Mitarbeiter können sich somit direkt im System anmelden und einbuchen. Über einen Dialog lassen sich manuell Pausenzeiten, Botengänge oder andere Termine buchen. Nutzen Sie DOCUframe nicht als eigenständiges Terminal, weil Sie z.B. viele Mitarbeiter im Außendienst beschäftigen, fungiert DOCUframe als zentrale Verwaltungszentrale Ihrer Terminals. Wir empfehlen die Verwendung von Datafox Endgeräten, denn über eine Echtzeitschnittstelle lassen sich Daten einfach und schnell von den Geräten in die Zeiterfassung übertragen. Außerdem sind die Terminals individuell anpassbar.

 

Umfassende Auswertungsfunktionalität

Mit dem PZE Modul können Sie in Kombination mit dem optinalen DATAframe PZE-Controllercockpit Ihre Zeiterfassung um viele Auswertungen, Reports und Charts ergänzen. So können Sie sich bspw. den Verlauf der Überstunden, Urlaubstage oder Kranktage in entsprechenden Diagrammen anzeigen lassen. Mehrere Mitarbeiter, Abteilungen oder andere Ressourcen lassen sich in einem Chart miteinander vergleichen. Alle Auswertungen können Sie bequem und ohne Unterbrechungen ausdrucken.

 

Wenn Sie bislang noch keine Zeiterfassung im Einsatz haben, raten wir Ihnen dazu, sich jetzt darüber zu informieren. Neben allen Vorteilen wird ein Erfassungssystem spätestens im Jahr 2020 Pflicht werden. Wie die genaue Gesetzeslage dazu aussieht, wissen wir noch nicht. Aber mit dem PZE Modul von GSD Software sind Sie bestens für alle Eventualitäten gerüstet und abgesichert. Lassen Sie sich von unseren Spezialisten beraten.