Was ist eigentlich ein ERP-System? Alles, was Sie über ERP-Systeme wissen sollten

ERP-Systeme als Allroundtalente im Geschäftsalltag

Was ist ein ERP-System? Falls Sie sich diese Frage schon einmal gestellt haben oder einen tiefer gehenden Überblick über die Funktionen, Einsatzgebiete und Hinweise zur Einführung suchen, dann sind Sie hier richtig. Denn ERP-Systeme finden aufgrund ihres zentralisierten Ansatzes für Geschäftsprozesse zunehmenden Anklang bei kleinen und großen Unternehmen.

Mit ERP-Softwarelösungen können Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen erfasst, gespeichert, verwaltet und interpretiert werden. ERP wird außerdem dazu verwendet, um Aufgaben aus der Verwaltung zu automatisieren und abteilungsübergreifende Workflows zu optimieren. Durch die optimierten Geschäftsprozesse können ERP-Systeme die Effizienz im Unternehmen steigern, die Kosten senken und gleichzeitig die Rentabilität steigern.

Allerdings haben längst noch nicht alle Unternehmen ein ERP-System im Einsatz. Viele haben einfach keinen Überblick über die verschiedenen Funktionen und wissen nicht, was sie bei der Implementierung zu erwarten haben. Daher wollen wir Ihnen im Folgenden einen kleinen Überblick über die Funktionen, Typen und Vorteile von ERP-Softwarelösungen geben. So können Sie sich ein besseres Bild darüber machen, wie viel Zeit und Budget Sie einsetzen sollten und warum Sie überhaupt ein solches System verwenden sollten.

 

 

Die ERP Bereitstellung, Aktualisierung und Wartung war früher sehr komplex – anders heute

Früher war ERP nur für sehr große Unternehmen zugänglich, weil für die komplexe Bereitstellung, Aktualisierung und Wartung spezielle Hardware, Server, Workstations und viel Know-How erforderlich waren.

Heute jedoch können Sie dank SaaS-Technologien auch als kleines und mittleres Unternehmen von ERP-Lösungen profitieren. Während Module separat verkauft oder als Paket angeboten werden, werden die Hardware und die technische Wartung von den Anbietern verwaltet. Die Funktionen der ERP-Lösungen können daher reduziert oder auf einige Funktionen beschränkt werden. Auf diese Weise können Unternehmen jeder Größe von den Vorteilen von ERP-Software profitieren!

Zu den Gründen, warum ERP-Plattformen implementiert werden, gehören laut einer ERP-Trendstudie von Accenture 2019 vor allem die Verbesserung der Geschäftsleistung (64 %), die Positionierung des Unternehmens für Wachstum (57 %) und die Reduzierung des Humankapitals (57 %).

Skalierbarkeit ist ein weiterer Grund, warum ERP als SaaS bei Unternehmen jeder Größe immer beliebter werden. ERP-Systeme müssen nun nicht mehr zwangsläufig komplett genutzt werden, sondern man kann eine Kombination aus bestimmten Modulen wählen, die den jeweiligen Anforderungen entspricht. Die Module richten sich meist an einen Hauptgeschäftsbereich, wie z.B. Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Personalwesen, Bestandsverwaltung, Marketing oder Produktplanung. In komplexeren Systemen sind auch CRM Module wählbar.

Falls Sie sich nun immer noch fragen, ob Sie ein ERP-System brauchen, lesen Sie gerne weiter!

 

Was ist eigentlich ein ERP-System?

Ein Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP-System), oder auch Ressourcenplanung, ist ein Zusammenschluss von mehreren Applikationen, die Businessprozesse managen. Dazu gehören Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Personal, Customer Service, CRM und Lagerverwaltung. Es dient der Bündelung, Unterstützung und Steuerung von allen notwendigen Geschäftsprozessen im Unternehmen. Ein ERP-System digitalisiert den Prozess der Ressourcenplanung und hilft Unternehmen dabei, durch Automatisierung und Datenmanagement und daher genaueren Informationen bessere Entscheidungen zu treffen.

 

Warum sollte man eine solche Lösung einsetzen?

Warum sollte man ein ERP-System überhaupt verwenden? Neben der Beantwortung der Frage, was ERP genau ist, sollten Sie die Vorteile kennen, wenn Sie eine solche Lösung im Einsatz haben. Zunächst einmal dient ein ERP-System der Verbesserung der Geschäftsprozesse im Unternehmen. Die Hauptvorteile liegen darin, dass die Effizienz gesteigert, Prozesse rationalisiert und die interne und externe Kommunikation gefördert werden können. Dies führt im Endresultat zu einem besseren Geschäftsergebnis. Aber hier nun zu den einzelnen Vorteilen der Software:

1. Erhöhung der Effizienz:

Dadurch, dass Geschäftsprozesse wie Verkauf, Marketing, Buchhaltung, Produktion und Inventar in einer Plattform integriert werden, wird das Sammeln und Zugreifen auf Daten im gesamten Unternehmen wesentlich erleichtert. Dadurch werden abteilungsübergreifend Arbeitsabläufe optimiert. Außerdem werden alltägliche Aufgaben wie das Eingeben von Daten oder das Generieren von Berichten automatisiert. Dadurch können sich Teams wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, denn repetitive Prozesse entfallen. Der Verkauf kann z.B. sofort auf Verkaufsstatistiken des letzten Monats zugreifen, ohne einen Bericht anfordern zu müssen. Ein wichtiger Vorteil ist auch, dass wichtige Entscheidungen auf Grundlage schnell verfügbarer Daten viel effizienter getroffen werden können. Das ist besonders wichtig für Entscheidungsträger im Unternehmen.

2. Förderung der Zusammenarbeit:

Dieser Punkt gehört eigentlich auch zur Effizienz: ERP-Systeme fördern die Zusammenarbeit der Abteilungen. Durch Datensilos und einer Prozessautobahn, die die verschiedenen Arbeitsplätze miteinander verbindet können Teams wunderbar zusammenarbeiten. Eine verbesserte Kommunikation durch weniger Missverständnisse fördert das Klima des gesamten Unternehmens und steigert die Effizienz. Ein unschätzbarer Vorteil für jedes Unternehmen.

3. Erhöhte Datensicherheit:

Eine zentralisierte Anlaufstelle für sensible Daten macht starke Firewalls und Restriktionskontrollen unumgänglich. ERP-Systeme verfügen deshalb über besonders starke Sicherheiten, um Datenverletzungen vorzubeugen. Dazu gehört auch, dass die Zugriffspunkte strengstens überwacht werden und die Sicherheit auf eine zentralisierte Stelle konzentriert wird. Der Administrator hat über Benutzerberechtigungsregeln die Flexibilität, sensible Daten zu sperren, bei gleichzeitigem Zugriff auf andere Informationen.

4. Förderung der Einhaltung von Branchenvorschriften:

Viele ERP-Lösungen enthalten integrierte Prozessstandards und Compliance-Vorschriften, um Unternehmen bei der Erfüllung zahlreicher Branchenvorschriften zu unterstützen.

5. Genaue Vorhersagen:

Die Verwendung einer zentralisierten Datenbank ermöglicht es Unternehmen schneller genaue Vorhersagen treffen zu können. Verschiedene Berichtstools enthalten Filter und Analysen, um Daten auf Inkonsistenzen zu überprüfen. Darüber hinaus spielen bei vielen ERP-Softwares Business Intelligence und Big Data eine große Rolle, womit sich Unternehmen viele Wettbewerbsvorteile sichern können.

6. Erhöhung der betrieblichen Flexibilität:

ERP als Modullösung bietet den Vorteil, dass jederzeit weitere Module hinzugefügt werden können, wenn das Unternehmen wächst. So muss das System nicht mehr durch neue Software ersetzt werden. So erhalten Sie sich maximale Flexibilität. Außerdem bietet SaaS ERP hohe Mobilität, da Sie von jedem Gerät von unterwegs auf die Software zugreifen können, sofern Sie Internetverbindung haben.

7. Reduzierung der Betriebskosten:

Kostensenkung stellt einen weiteren Vorteil von ERP-Lösungen dar. Wenn Sie Prozesse rationalisieren und wichtige Kennzahlen überwachen können, dann werden Unterbrechungen, Verzögerungen und Ausfälle antizipiert bzw. die Auswirkungen besser abgefangen. Produktion, Handel und Vertrieb sind störanfällig. Durch zentralisierte Datenbanken können die verschiedenen Geschäftsbereiche aufgrund von Echtzeitdaten enger miteinander zusammenarbeiten und aufkommende Probleme schneller lösen. Dadurch können Sie die Betriebskosten reduzieren.

 

Welchen Nutzen hat ein ERP-System?

Ein ERP-System dient der technischen Unterstützung von standardisierten Abläufen in allen Bereichen eines Unternehmens. Da es eine zentrale Anlaufstelle für alle im Unternehmen anfallenden Daten gibt, werden Aufgaben wie z.B. die Lohnabrechnung, die zuvor aufwändig manuell errechnet wurde, nun automatisiert von der Software-Lösung übernommen. Die Daten sind jederzeit hinterlegt, stets aktuell und vollständig. Dadurch können Sie viel Zeit einsparen und die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter sinnvoll nutzen.

Durch die Aktualität der Daten kann jederzeit sofortige Auskunft über wichtige Kennzahlen im Unternehmen erlangt werden. Die Daten können zudem übersichtlich ausgewertet werden. Auch die interne Kommunikation im Unternehmen wird wesentlich verbessert, da alle Mitarbeiter auf die gleiche Datenbank zugreifen. Dadurch sind alle Informationen immer topaktuell und es passieren weniger Fehler.

 

Welche Module und Funktionen sollten ERP-Systeme haben?

Natürlich braucht nicht jedes Unternehmen ein riesiges System mit allen Funktionen, die jemals entwickelt wurden. ERP-Systeme können vollständig integriert oder als Modullösung eingesetzt werden. Je nach Unternehmensgröße und Branchenausrichtung unterscheiden sich die Anforderungen an Module. Folgende Funktionen haben sich jedoch als Standard etabliert

 

 

• Warenwirtschaft (Einkauf, Materialwirtschaft, Auftragsabwicklung, Lagerverwaltung, Versand)
• Produktionsplanung (PPS, CRP)
• CRM/XRM (Geschäftspartner-Beziehungsmanagement)
• Finanzen (Rechnungswesen, Buchhaltung, Kostenrechnung, etc.)
• Personalwesen (Gehaltsabrechnung, Lohnbuchhaltung, Urlaubstageverwaltung, etc.)

 

Welche ERP-Software gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von ERP-Systemen. Dabei kann nach Funktionsebene, Unternehmensgröße oder Bereitstellung unterteilt werden. Zur Vereinfachung kann man ERP-Systeme wie folgt kategorisieren:

1. Unternehmensübergreifende ERP-Systeme für große Unternehmen: Diese Systeme charakterisieren sich durch den vollen Funktionsumfang und ihre Tauglichkeit für viele Standorte, Divisionen und Einsatzbereiche (z.B. SAP, Oracle)
2. Open-Source: Systeme die im Markt frei verfügbar sind, ohne Lizenzkosten, aber Kosten für Betreuung und Einführung (z.B. Odoo, Metasfresh)
3. Vertikale ERP-Systeme: Typische Branchensysteme (z.B. Kunststoff, Holz, Chemische Industrie) mit branchenspezifische Lösungen (z.B. Axavia)
4. ERP für kleine bis mittlere Unternehmen: Branchenübergreifende ERP Systeme die sowohl den Handelsablauf abdecken, als auch Produktionsabdeckung haben und typischerweise modular angeboten werden (z.B. ERPframe, Navision, Sage)

 

Was kostet ein ERP-System?

Die Kosten für ERP-Systeme unterscheiden sich je nach kundenspezifischer Anforderung. Sie basieren auf Faktoren wie Benutzeranzahl, Modulen, Installation, Wartung und Schulungen. Deshalb bedarf es im Voraus einer genauen Analyse des Unternehmens und seiner Strukturen.

Generell entstehen drei Kostentypen bei der Integration einer ERP-Lösung:

1. Interne Kosten:

Interne kosten belaufen sich auf eine potenzielle Produktivitätssenkung während der Einführungsphase. Diese kann durch notwendige Schulungen oder Eingewöhnungszeiten der Mitarbeiter entstehen. Diese Kosten lassen sich durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Anbieter senken.

2. Direkte Kosten:

Direkte Kosten sind gleichzusetzen mit dem eigentlichen Erwerb der Software und lassen sich durch zwei Faktoren bestimmen:

• User-Anzahl: Je mehr Nutzer eine ERP-Software benötigt, desto mehr Lizenzen sind nötig.
• Funktionsumfang: Je mehr Module eingesetzt werden, desto höher die Investitionskosten.

3. Externe Kosten:

Externe Kosten sind Schulungen, Wartungen, Anpassungen und Support durch den Anbieter und unterscheiden sich daher stark.

 

Sollte man ein ERP-System kaufen, mieten oder leasen?

ERP-Systeme gibt es von unterschiedlichsten Anbietern mit den verschiedensten Geschäftsmodellen. So gibt es Systeme zum Kauf, zum Leasing oder zur Miete.

 

• Kauf: Der Vorteil des Kaufs einer ERP-Lösung liegt darin, dass die Nutzungsrechte, Module und User-Lizenzen vollständig in den Besitz des Käufers übergehen. So können Sie die Software unbefristet und ohne Einschränkungen nutzen. Weitere Module oder Features können später dazu gekauft werden. Nachteilig ist die hohe Investitionssumme, die zu Beginn getätigt werden muss. Außerdem fallen dennoch regelmäßige Wartungs- und Servicegebühren an.
• Leasing: Wie beim Leasing eines Autos oder anderer Gegenstände muss eine monatliche Summe als Leasingrate an die Bank oder eine spezielle Leasingfirma gezahlt werden. Dadurch muss die Gesamtsumme nicht in einem getätigt werden. Allerdings sind die Gesamtkosten im Endeffekt meist höher als bei einem Kauf. Die Nutzungsrechte gehen nach Ablauf des Leasingvertrags bei Übernahme in den Besitz des Unternehmens über.
• Miete: Für die Miete eines ERP-Systems fallen normalerweise periodische Mietzahlungen an, die gleichzeitig die Wartungskosten enthalten. Meist werden solche Mietmodelle als SaaS-Produkte (Software-as-a-Service) bzw. Cloud Lösung angeboten. Dadurch wird der Geldbeutel natürlich geschont. Allerdings kommt das Unternehmen nie in den Genuss des Besitzes der Nutzungsrechte und die Gesamtkosten fallen nochmals höher aus als bei Leasing oder Kauf.

 

Was ist der Vorteil zu anderen IT-Systemen?

ERP-Systeme haben viele Vorteile gegenüber anderen Systemen wie z.B. CRM-Lösungen. Gerade in kleineren Unternehmen werden häufig Insellösungen verwendet, also für verschiedene Aufgabenbereiche in der Firma unterschiedliche Programme. Der Einkauf braucht bspw. ein Warenwirtschaftsprogramm, während der Vertrieb ein CRM-System verwendet, in dem die Kundendaten gespeichert werden.

Der Nachteil dieser Variante ist, dass diese Softwareprogramme keine Datenverbindung untereinander verwenden. Durch die fehlende Kommunikation können keine Daten innerhalb der Programme ausgetauscht werden. So entstehen leicht Datenunterschiede und die Gefahr einer fehlerhaften Informationsweitergabe ist groß. Prozesse laufen langsamer und umständlicher ab.

Hier liegt der Vorteil von ERP-Systemen, denn diese sind auf die jeweiligen Geschäftsprozesse und Datenverarbeitung zugeschnitten. Ihre Mitarbeiter können je nach Bedarf in Modulen Daten einspeisen, die wiederum von Mitarbeitern anderer Abteilungen verwendet werden können. Das Management und jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf dieselben Daten, jederzeit. So können Sie Ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten und die Rentabilität des Betriebes langfristig erhöhen.

 

Für welche Unternehmen sind ERP-Lösungen geeignet?

ERP-Software eignet sich prinzipiell für jedes Unternehmen. Die Kriterien, ob sich eine ERP-Investition im eigenen Betrieb lohnt, hängt nicht von der Betriebsgröße oder der Branche ab. Vielmehr ist wichtig, wie die Datenstruktur aufgebaut ist. Denn je mehr Abteilungen miteinander vernetzt sind, desto sinnvoller ist der Einsatz einer Software zur Datenverwaltung und –verarbeitung.

Da besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen der Kostenfaktor meist eine größere Rolle spielt, sollte man vor der Investition genau abwägen, welches ERP-System das richtige ist. Denn eine Umstellung auf ein neues System wird bei wachsender Firmengröße immer teurer und aufwändiger. Daher sollten Sie genau analysieren, welche Funktionen Sie gerade benötigen und welche Funktionen in der Zukunft noch relevant sein könnten. Aus diesem Grund bieten sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen modular aufgebaute ERP-Systeme an, die je nach Bedarf und verfügbarem Budget einfach erweitert werden können.

 

 

Grundsätzlich lohnt sich eine Investition in ERP also für jedes Unternehmen, gerade weil es einen unschätzbaren Wettbewerbsvorteil gegenüber weniger gut organisierten Unternehmen bietet. Das gilt besonders auch für kleine Betriebe und Start-Ups. Die innerbetrieblichen Prozesse sollten in jedem Unternehmen so effizient wie nur möglich sein. Werden die Daten von Beginn an in einem ERP-System gepflegt, fallen später weniger Kosten bei der Umstellung auf ein einheitliches System an.

Große Unternehmen und Konzerne nutzen durchgängig ERP-Systeme, weil in großen Firmen nahezu alle Firmenzweige eng miteinander zusammenarbeiten. Viele Konzerne nutzen sehr umfassende Lösungen wie Microsoft, SAP oder Oracle. Etablierte Unternehmen sind auf effiziente Geschäftsprozesse angewiesen und wissen um den Wettbewerbsvorteil gegenüber weniger gut organisierten Unternehmen. Trotz meist hoher Investitionen wie Lizenzkosten, Schulungen und Eingewöhnungszeiten lohnt sich langfristig gesehen die Investition in ein ERP-System.

 

Wann ist es sinnvoll in ein solches System zu investieren?

Die Investition in ein ERP-System bietet sich direkt bei der Gründung an. Dann sind noch wenige Daten vorhanden und es müssen weniger Ressourcen eingesetzt werden. Hier bieten sich modulare Systeme wie GSD ERPframe an, die mit wachsender Betriebsgröße beliebig erweitert werden können.

Wird erst später in ein ERP-System investiert, so fallen höhere Kosten für Datentransfers und Umgewöhnung der Mitarbeiter an.

 

Wie läuft die Einführung eines ERP-Systems in mein Unternehmen ab?

Vor der Einführung einer ERP-Lösung ist eine gute Vorbereitung das A und O. Sie sollten den Prozess genau planen und sich Gedanken über die Ziele machen, damit das Projekt erfolgreich verlaufen kann.

 

1. Zieldefinition:

Was will man mit dem System erreichen? Einsparung, Optimierung der Durchlaufzeiten, Verschlankung der innerbetrieblichen Abläufe, bessere Transparenz, Ad-Hoc-Informationen über die Geschäftsentwicklung. Diese Ziele müssen von der Geschäftsführung vorgegeben und auch immer wieder eingefordert werden.

2. Anforderungsanalyse:

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie sich genaue Gedanken über Ihre Anforderungen und Ressourcen machen. Eine ERP-Einführung ist ein größeres Projekt, das nicht innerhalb eines Monats von statten geht. Überlegen Sie deshalb im Vorfeld genau, ob Sie das nötige Budget, die nötigen Mitarbeiter und Ressourcen mitbringen. Währenddessen sollten Sie sich über Ihre Anforderungen klar werden. Die oben genannten Ziele, die generisch sein können, werden dafür in überschaubare Teilprojekte aufgeteilt. Was muss das ERP-System können? So können Sie später entscheiden, welches ERP-System am besten für Ihre Firma geeignet ist. Beziehen Sie dabei auch Ihre Mitarbeiter bzw. die unterschiedlichen Abteilungen mit ein.

3. Lastenheft:

Diese Überlegungen sollten Sie nun formell in Ihrem Lastenheft festhalten. Das Lastenheft bietet die Basis für die spätere Auswahl des ERP-Systems. Darin finden sich neben technischen und funktionalen Anforderungen auch weitere Informationen zu Unternehmen und Marktumfeld, eine Übersicht über die technische Infrastruktur und den Zeitplan des angestrebten ERP-Projekts. Das Lastenheft enthält also in komprimierter Form die Wünsche und Anforderungen jeder Abteilung. Die entsprechenden Abteilungsleiter sollten daher in diesen Schritt miteinbezogen werden.

4. Auswahl des ERP-Anbieters:

Auf Grundlage des ausgearbeiteten Lastenhefts können Sie nun eine fundierte Auswahl eines ERP-Anbieters treffen. Dabei sollten Sie sich vor allem auf die Anforderungen konzentrieren, die Sie im Lastenheft definiert haben. Welcher Anbieter bietet die Modullösungen, die Sie benötigen? Machen Sie sich z.B. im Internet darüber schlau. Fragen Sie als nächstes bei den ERP-Anbietern nach Ihrer Einschätzung über Ihr Projekt. Wenn Sie ein gutes Gefühl haben, lassen Sie sich das System in Form einer persönlichen Präsentation vorstellen. So können Sie den Anbieter persönlich kennenlernen und sich ein besseres Bild machen.

5. Pflichtenheft:

Meist in mehrtägigen Workshops wird das Lastenheft gemeinsam mit dem ERP-Anbieter und den Beteiligten aus der Firma erörtert. Ziel der Aufgabe ist, eine gemeinsame Perspektive zu entwickeln und etwaige Missverständnisse zu klären. Aus den Workshops resultiert schließlich das Pflichtenheft. In diesem Dokument wird festgehalten, wie der Anbieter des ERP-Systems die Vorgaben aus dem Lastenheft technisch umsetzen möchte, außerdem werden Prozesse definiert. Das Pflichtenheft ist so gesehen die Antwort auf das Lastenheft. Zum Schluss sollte das Pflichtenheft von beiden Seiten abgenommen werden.

6. Installation des Testsystems:

Um die notwendigen Anpassungen und Entwicklungen durchführen zu können, wird ein Testsystem installiert. Die Mitarbeiter der Firma sollen dadurch auch möglichst früh die Möglichkeit bekommen, sich mit dem ERP-System vertraut zu machen. Notwendigerweise sind bereits firmenspezifische Testdaten installiert, damit die zu erbringenden Anpassungen auch mit den Firmendaten getestet werden können.

7. Aufbereitung der Daten für die Übernahme:

Normalerweise beinhaltet dieser Schritt die Übernahme der Stammdaten (Kontakte, Kunden, Lieferanten, Stückzahlen, Artikel usw.) in das neue System. Häufig gewünscht ist auch die Übernahme von Bewegungsdaten (Einkäufe, Umsätze mit Artikel- und Kundenbezug etc.), um z.B. auch die Historie von Geschäftsvorfällen nachvollziehen zu können. Idealerweise wird dieser Schritt gleichzeitig zur Bereinigung der Stammdaten des Vorgängersystems genutzt. Dabei sollte der Aufwand für die Datenübernahme nicht unterschätzt werden.

8. Implementierung des ERP-Systems:

Auf Grundlage der im Pflichtenheft festgehaltenen Prozesse beginnt der ERP-Anbieter nun mit der Einrichtung und Anpassung des ERP-Systems. Sie können den Prozess dahingehend unterstützen, indem Sie dazu nötige Informationen zeitgerecht liefern.

9. Schulung und Dokumentation:

Bei der Grundschulung werden spezifizierte Key-User im Umgang mit den wichtigsten Funktionen geschult. Die Schulung erfolgt zu Beginn der Implementierung. Die Mitarbeiterschulung erfolgt erst gegen Ende der Implementierung, wenn das System läuft. Diese Schulungen erfolgen normalerweise intern. Dadurch kann das ERP-Wissen im Unternehmen besser verankert werden. Bei dieser Möglichkeit entstehen allerdings daher weitere interne Kosten durch die Schulung der Mitarbeiter. Es geht außerdem Know-How verloren. Dennoch ist dieser Weg kostengünstiger. Die Schulungen sollten dokumentiert werden, um für später in das Unternehmen eintretende Mitarbeiter abrufbar zu sein. Genaue Prozessdokumentationen werden durch den Anbieter erstellt.

10. Vollständige Datenübernahme:

Vor Aufnahme des Echtbetriebs muss eine vollständige Datenübernahme vorgenommen werden, die man stichprobenmäßig auf die Genauigkeit der Daten überprüfen sollte. Danach ist das System bereit für den Echtbetrieb.

11. Aufnahme des Echtbetriebs:

Wenn das ERP-System in den Echtbetrieb genommen wird, ist die Einführung des Systems abgeschlossen. Das Vorgängersystem sollte idealerweise abgeschaltet werden, weil ein Parallelbetrieb unnötigen Aufwand verursachen würde. Für Fragen sollten der Anbieter und die Key-User nun zur Verfügung stehen. Mit dem Echtbetrieb sollte das Projekt Systemumstellung/Einführung abgeschlossen werden. Die nachfolgenden Tätigkeiten sollten Sie im Rahmen eines Nachfolgeprojekts organisatorisch erfassen. Damit ist das Hauptprojekt terminlich und funktional abgeschlossen und nachfolgende Änderungen belasten dann nicht mehr das Hauptprojekt.

12. Betreuung nach der Einführung:

Es ist normal, dass nach der Einführung viele Fragen unbeantwortet bleiben und erst nach Aufnahme des Echtbetriebs beantwortet werden können. Es ist ebenfalls normal, dass im Echtbetrieb weitere Änderungs- und Anpassungswünsche entstehen, die man vorher in dieser Form nicht gesehen hatte.

 

Welche Hindernisse gibt es bei ERP-Projekten?

Bei ERP-Projekten treten immer wieder Hindernisse auf, die Sie vermeiden können, wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen. Denn Schwierigkeiten bei der Umsetzung führen meistens zu Zeitverzögerungen und höheren Kosten. Hier die häufigsten Hindernisse, die wir bei Projekten beobachten und miterleben konnten:

• Die Unternehmensführung steht nicht genug hinter dem Projekt
• Die Projektmitarbeiter werden für die Projekteinführung nicht genügend von ihren sonstigen Aufgaben freigestellt
• Technische Schwierigkeiten bei der Altdatenübernahme
• Der Zeitplan wird zu knapp gewählt
• Das Anpassungsbudget wird zu schmal gewählt
• Es wird nicht genügend dokumentiert
• Die Vorgaben sind nicht präzise genug
• Die ursprünglichen Vorgaben werden durch ständige Änderungswünsche beliebig ausgedehnt werden und sprengen damit den Projektrahmen

Achten Sie bei der Einführung einer ERP-Software darauf, diese Probleme zu vermeiden. So entstehen weniger Verzögerungen und Probleme, die Zeit und Geld kosten und Ihr Projekt wird ein voller Erfolg auf ganzer Linie! Wenn wir Ihnen bei der Auswahl behilflich sein können, sprechen Sie uns gerne darauf an.