Dokumentenmanagement (DMS)
Effiziente Unternehmensprozesse, Organisation, optimale Abläufe - das DMS für den Mittelstand. Termin vereinbarenBeschleunigen Sie Ihre Unternehmensprozesse mit effizientem Dokumentenmanagement
In Ihrem Unternehmen stapeln sich die Dokumente? Ihre Schränke quellen über von Aktenordnern voller Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Verträgen? Sie verschwenden viel Zeit bei der Suche nach wichtigen Unterlagen?
Das muss nicht so sein! Ein Dokumentenmanagement macht es möglich, dass alle Ihre Dokumente und E-Mails in einem System digital verfügbar sind. Nach dem Scannen und Ablegen sind alle Dokumente jederzeit schnell auffindbar und können von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig bearbeitet werden. Durch die enorme Zeitersparnis rentiert sich ein Dokumentenmanagement für jede Unternehmensgröße.
Noch einen Schritt weiter gehen Sie mit einem Enterprise Content Management System, kurz ECM. Damit können Sie nicht nur elektronische Dokumente verwalten, sondern Informationen aller Art an einem zentralen Ort speichern, sichern, bearbeiten, bereitstellen und verteilen.
Die digitale Lösung
Wir haben für Sie ein Dokumentenmanagement-System bzw. eine ECM-Lösung, die Ihre Geschäftsprozesse auf ein neues Niveau heben kann: DOCUframe von GSD Software. Denn DOCUframe ist nicht nur Dokumentenmanagement, sondern ein ECM-System, das alle benötigten Daten bereitstellen kann. Zusätzlich agiert es als xRM. xRM hat sich aus dem klassischen CRM entwickelt und steht für Any Relationship Management. Während ein CRM lediglich Informationen über Kunden ausgewertet und gepflegt werden, bezieht ein xRM durch die Variable x alle Kontaktpunkte und Beziehungen eines Unternehmens mit ein.
Alle Abteilungen von Marketing, Vertrieb, Einkauf und Support arbeiten mit einer Software-Lösung, statt mit mehreren Insellösungen. Mit DOCUframe haben Sie DMS, CRM, ECM und xRM in einem zentralen System. Das schafft völlig neue Möglichkeiten. Jetzt informieren.
Übrigens: Mit dem Personalzeiterfassungsmodul PZE können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter voll automatisiert erfassen. Zeiterfassung ist seit dem EuGH-Urteil 2020 Pflicht.
Dokumentenmanagement für den Mittelstand
Ihre Vorteile eines ECM-Systems auf einen Blick
- Dokumente sinnvoll organisieren
- Zeit und Kosten sparen
- Transparenz in den Abläufen gewährleisten
- Prozesse durchgängig optimieren
- Rechtliche Risiken minimieren
- DMS, CRM, WWS und Groupware in einem System
Was ist digitales Dokumentenmanagement?
Unter digitalem Dokumentenmanagement versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Auch digitalisierte Dokumente, die ursprünglich in Papierform vorhanden waren, werden damit verwaltet.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die passende Software-Lösung zur Verwaltung und Archivierung aller Dokumente und Daten in Ihrer Firma. Denn die gesamte Datenmenge und Informationsflut ist weiter steigend – Berechnungen zufolge verdoppelt sich das weltweite Datenvolumen alle zwei Jahre. Um diesen Daten Herr zu werden und sie professionell zu managen sind Lösungen notwendig, die das Arbeiten vereinfachen. Studien zeigen, dass Unternehmen im Jahr 2025 128x so viele Daten verwalten müssen wie im Jahr 2011. Deshalb ist im digitalen Zeitalter ein Dokumentenmanagement in Zukunft ein Muss für jede Firma und nicht nur eine Erleichterung der Arbeit.
Das Ziel von DMS-Software ist es also, Schriftstücke zu archivieren und für alle Mitarbeiter im Unternehmen jederzeit zugänglich zu machen. Mit Dokumentenmanagement-Software können Sie Dokumente verwalten, überarbeiten, organisieren, kontrollieren und verteilen.
Wie funktioniert Dokumentenmanagement (DMS)?
Digitale Dokumente wie E-Mails, Pdf-Dateien und viele andere Dateiformate werden im Dokumentenmanagement-System gespeichert, katalogisiert, indiziert und kategorisiert. Das Gleiche passiert mit analogen Dokumenten in Papierform, die zuvor eingescannt werden müssen. Jedes Dokument wird einem Vorgang, Kunden, Lieferanten oder Ordner zugeteilt.
Durch eine Verschlagwortung mittels Meta Tags entsteht so ein digitales Archiv, in das auch gescannte oder gefaxte Dokumente integriert werden. So werden alle vorhandenen Dokumente im Unternehmen in einem System archiviert und theoretisch für alle User zugänglich gemacht. Über eine Suchfunktion kann nach bestimmten Dokumenten geforscht werden.
Die Hauptvorteile eines DMS sind schnellere und effizientere Arbeitsprozesse, weil alle Dokumente schnell verfügbar sind. Das führt auch zu wesentlichen Kostensenkungen, die sich auf lange Sicht bemerkbar machen. Nicht zu vernachlässigen ist auch ein verbessertes Image nach außen, denn Kunden und Geschäftspartner freuen sich selbstredend über stark verbesserte Reaktionszeiten.
Alle Mitarbeiter aus allen Abteilungen können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten. Die Dokumente sind jederzeit verfügbar. So entfallen lange Ausfallzeiten, in denen Dokumente mühsam herausgesucht oder aus anderen Abteilungen angefragt werden müssen. Durch die Archivierungsfunktion gehen keine Dokumente mehr verloren oder werden aus Versehen gelöscht.
Was ist Enterprise Content Management (ECM)?
Das Enterprise Content Management (ECM) wird häufig synonym für Dokumentenmanagement gebraucht. Allerdings kann ein ECM mehr als ein DMS-System, bei dem das Verwalten der Dokumente im Fokus steht. Denn bei einem ECM-System werden neben Dokumenten auch andere Inhalts-Objekte wie Adressen, Vorgänge oder Projekte erfasst, verwaltet, gespeichert, aufbewahrt und bereitgestellt. Dabei schließt ECM herkömmliche Informationstechniken wie eben Dokumentenmanagement, Knowledge-Management, aber auch Workflow-Management und Archivierung mit ein.
Ziel von ECM-Systemen ist es Dokumenten- und Datenredundanz zu vermeiden, da jede Information im ECM nur ein einziges Mal existiert.  Der Zugriff kann einheitlich geregelt werden, so dass alle Anwender parallel auf alle Dokumente und Daten zugreifen können. GSD DOCUframe ist ein Enterprise Content Management System, das DMS, CRM, WWS und Groupware in einem System vereint.
ECM ist also dem Dokumentenmanagement übergeordnet, da es neben DMS weitere Funktionen in sich vereint. Daraus ergeben sich viele wirtschaftliche Vorteile für Unternehmen, denn durch ECM-Systeme können Prozesse und Arbeitsabläufe noch weiter optimiert werden.
DOCUframe: Kontinuierliche Verbesserung und Releasefähigkeit
Abläufe müssen ständig an die Erfordernisse der Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter angepasst werden. Dabei steigt die Änderungsrate ständig. Ein Dokumentenmanagement bzw. ECM wie DOCUframe ermöglicht Ihrem Unternehmen, die installierten Abläufe anzupassen und kontinuierlich zu optimieren.
Eine leistungsfähige Entwicklungsumgebung (wie DOCUcontrol) erlaubt die passgenaue Ausrichtung der Software und ihrer Strukturen an Ihre Anforderungen. DOCUcontrol verändert und erweitert Masken, Prozesse und Datenstrukturen unter Erhalt der Releasefähigkeit.
Als IT-Systemhaus haben unsere Experten langjährige Erfahrung in der Gestaltung der Abläufe in mittelständischen Unternehmen mit Hilfe von DOCUframe. Stellen Sie uns auf die Probe und nutzen Sie die Möglichkeiten zu einer ersten kostenlosen Kontaktaufnahme.
Mit einer digitalen Archivierung sind alle Dokumente jederzeit verfügbar
Welche Kosten entstehen dadurch, dass Informationen liegenbleiben, benötigte Dokumente nicht verfügbar oder nicht auffindbar sind und aufwändig recherchiert werden müssen?
Die Ablage und Suche von Dokumenten in Papierform kostet Zeit, für Computer ist dagegen die Suche nach digitalen Dokumenten überhaupt kein Problem. Überall dort, wo Dokumente und Informationen abgelegt werden müssen und bei Bedarf schnell verfügbar sein sollen, ist eine Dokumentenarchivierung von großem Vorteil.
Ein EMS wie DOCUframe sammelt alle Informationen, von der E-Mail, einer internen Notiz, der CAD Zeichnung bis zum Beitrag aus dem Internet. Alle Dokumente und Daten werden den jeweiligen Vorgängen zugeordnet. So kann jeder darauf zugreifen, der diese Information gerade benötigt. So können die Arbeitsabläufe erheblich gesteigert werden, denn wertvolle Zeit, die bisher für die Suche von wichtigen Dokumenten verwendet wurde, kann nun effizienter eingesetzt werden. Auch die abteilungsübergreifende Kommunikation wird verbessert, da alle Abteilungen Zugang zu den gleichen Informationen haben.
Erhöhen Sie die Transparenz in Ihren Prozessen mit einem Dokumentenmanagementsystem
Mit einem DMS bzw. ECM wie z.B. DOCUframe stellen Sie sicher, dass nichts mehr im Unternehmen liegen bleibt. Sie haben stets im Überblick, in welchem Status sich die Abwicklung eines Kundenauftrags oder eines Prozesses befindet, welche Arbeiten schon erledigt sind und welche Arbeiten noch durchgeführt werden müssen.
Da alle Abteilungen und Mitarbeiter (sofern gewünscht) Zugang zu den gleichen Daten zum selben Zeitpunkt haben, ist jeder Vorgang absolut transparent. Missverständnisse werden vermieden und Arbeitsprozesse erleichtert.
Damit Sie Ihre wertvolle Zeit nicht mit Kontrollarbeiten verbringen, erinnert Sie das Dokumentenmanagement an Fälligkeiten und Termine bzw. alarmiert Sie, sollten Fristen überschritten werden (Eskalationsmanagement).
Die mögliche Erfassung der Aufwände für jeden Prozess sowie die Überwachung der Durchlaufzeiten ermöglicht Ihnen, Potentiale durch kontinuierliche Verbesserung der Abläufe zu aktivieren.
Dokumentenarchivierung mit DOCUframe
Die Datenbank von DOCUframe nimmt alle Dokumente und Informationen auf und speichert diese revisionssicher entsprechend den gesetzlichen Vorschriften.
Ihr Kunde benötigt die Kopie einer Rechnung, Sie benötigen die einer Kundenlieferung zugrunde liegenden Qualitätsunterlagen? Die Dokumentenarchivierung von DOCUframe ermöglicht Ihnen den schnellen Zugriff auf diese Informationen durch Anlage von Kunden-, Lieferanten, Projekt- und Vorgangsakten.
Mit Hilfe von Suchfunktionen können Sie nach Dokumenten recherchieren, auch durch Volltextsuchen in den Dokumenten selbst. Das System zeigt Ihnen auf, in welchen Akten, Vorgängen und Ordnern ein Dokument verwendet wurde.
Dadurch gehen Ihnen nie wieder ein Dokument oder wichtige Daten verloren und Sie haben alle Daten jederzeit zur Hand.
Steigern Sie Ihre Prozessgeschwindigkeit mit einem DMS
Durch den Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen wie DOCUframe steigern Sie Ihre Prozessgeschwindigkeit erheblich, was einen positiven Einfluss auf alle Unternehmensbereiche hat.
Prozesse verlaufen in vielen Unternehmen unstrukturiert und schleppend, weil wichtige Schritte einfach ausgelassen werden, Dokumente verloren gehen und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und zu Kunden und Lieferanten mangelhaft ist.
Durch ein DMS bzw. ECM/xRM werden Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern und von einer besseren Arbeitsqualität profitieren. Da alle Dokumente und Daten jederzeit von allen Abteilungen mit den entsprechenden Zugriffsrechten bearbeitet werden können, werden Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt und vereinfacht. Dadurch sorgen Sie automatisch für ein besseres Betriebsklima und ein besseres Image nach außen zu Kunden, Lieferanten und Stakeholdern.
Zusätzlich bieten wir Ihnen auch professionelle Prozessberatung an. Für ein vollumfängliches ERP-System eignet sich darüber hinaus ERP-Frame.